内容証明郵便の作成や発送は面倒ですよね……

内容証明郵便の書き方を調べたら文字数制限とかあって……よくわからないんだけどっ!
残業代請求の請求書(内容証明郵便)を送るには郵便局に行かなきゃいけないのか……そんな時間ないなぁ。

でも、そんな悩みをすべて解決してくれるサービスがあることをご存知でしょうか。

それは、郵便局の「電子内容証明サービス」、通称「e内容証明」です。

専門家はみんな利用しています。内容証明郵便を発送する度に郵便局に行ってたら、仕事になりませんから。

この「e内容証明」には多くのメリットがあります

  • 郵便局に行く必要がないから、24時間いつでも発送できる。
  • 郵便局に行く必要がないから、待たされない。
  • 内容証明特有の文字数制限がないから悩まない(厳密には制限はあるが自分で設定する必要がない)。
  • ネットで完結するから印刷不要、印鑑不要、封筒不要。

早い話が、パソコンとネット環境だけあればすべてが完結します詳しい利用条件は後述)。

しかし反対に、ひとつだけデメリットがあります
手続きが簡単すぎて、内容証明郵便を発送した(残業代請求をスタートした)実感が湧かないこと。

しっかり認識していただきたいのは、ネットでポチっと手軽に発送できてしまいますが、法的に有効な請求書であるということ。
手続きの手軽さと、行為(請求)の重大さは比例しません。

それでは、気を引き締めていただいたところで、「e内容証明」の使い方を解説していきます。
画像付きで詳しく解説していますので、手順通りに進めるだけです。

未払い残業代を内容証明郵便で請求しなければならない理由は、時効を中断(停止)するためです。内容証明郵便ってなに?内容証明郵便で時効が止まる?などの疑問がある方は、『自分で作る!残業代の請求書(内容証明郵便)の書き方【例文付き】』の前半部分だけでも先に読んでおくと全体像が理解できます。

1.電子内容証明サービス(e内容証明)とは?

日本郵便株式会社(郵便局)が提供する、インターネットを利用して24時間いつでも内容証明郵便を発送することができるサービスです。

電子内容証明サービス(e内容証明)の公式サイト

2.e内容証明の利用に必要なものは?

e内容証明を利用するには次の3つのものが必要です(3つすべて必須)。

2-1.必要なもの

パソコン(インターネットに接続できる環境)

インターネット上で手続きをするために必要。

Microsoft Office(マイクロソフト オフィス)のWord(ワード)

厳密には、Word(ワード)がインストールされたパソコン。

内容証明郵便(データ)を作成するために必要。

2017年4月26日現在、KING SOFT(キングソフト)、Google Apps(グーグルアップス)などの互換ソフト、並びに、office365系のWordでは利用できません。例えば、office2016、2013、2010などの永続ライセンス型のWordが必要です。

クレジットカード

利用料金を支払うために必要。

支払い方法は「クレジットカード」と「料金後納」のいずれかですが、料金後納は事前に郵便局の承認を受けるなどの手続きをしなければならないため、内容証明郵便を数回発送する程度の場合にはクレジットカード一択です。

2-2.必要なものを持っていない場合は?

Wordがパソコンにインストールされていない場合、または、クレジットカードを持っていない場合は、通常の方法『自分で作る!残業代の請求書(内容証明郵便)の書き方【例文付き】』で手続きを行ってください。

この機会にWordを購入してインストールするというのも選択肢のひとつです。

Word のみインストール可能(Windows版)

Word、Excel、Outlook、PowerPoint、OneNote をインストール可能(Windows版)

但し、今まで利用しなかった(困らなかった)のであれば、今後も困りません。「ちょうど欲しかったんだ」という方以外には新規購入はお奨めしません。

3.e内容証明の新規利用登録の方法

それでは早速、「e内容証明」の使い方を解説していきます。

3-1.仮登録

お決まりのパターンですが、登録するメールアドレスに虚偽がないかを確認するために、まずは仮登録をします。

電子内容証明サービス(e内容証明)を開き、「新規利用登録」をクリックします。
「次へ進む」をクリック。
必要事項を入力し「次へ進む」をクリック。
入力内容の確認画面が表示されますので、間違いがなければ「次へ進む」をクリック。
仮登録完了画面が表示されます。
登録したメールアドレス宛に届くメール内の「本登録用リンク」をクリック。
本登録画面が表示されますので、パスワードを入力し「ログイン」をクリック。

3-2.本登録

画面上段の利用者番号やパスワードは、「旧サービスを利用している人の引き継ぎ用」であるため、何も入力しない。
画面下段に必要事項を入力し「次へ進む」をクリック。
入力内容の確認画面が表示されますので、間違いがなければ「次へ進む」をクリック。
決済方法の選択画面が表示されますので、利用規約を一読し「クレジット決済」をクリック。
前記の通り、内容証明郵便を数回発送する程度の場合にはクレジットカード一択です。クレジットカードを持っていない場合、通常の方法『自分で作る!残業代の請求書(内容証明郵便)の書き方【例文付き】』で発送した方が早いです。
必要事項を入力し「次へ」をクリック。
入力内容の確認画面が表示されますので、間違いがなければ「次へ」をクリック。
本登録の完了。
内容証明郵便の作成と発送に進む場合は「ログイン」をクリック。

(とりあえず登録までという場合は画面を閉じ、次回は再度ログインしてください)

4.e内容証明の利用方法

4-1.利用方法の選択

ログインすると3つの利用方法が表示されますので、「かんたん差出し」をクリック。

3つの利用方法の特徴を簡単に解説しますが、個人が利用する場合は「かんたん挿出し」の一択で問題ありません。

かんたん差出し 1通の内容証明文書を、1人(1社)に発送する場合。
差出し 1通の内容証明文書を複数の相手に一括発送したり、複数の内容証明文書を複数の相手に一括発送する場合など。
差込差出し 複数の内容証明文書を複数の相手に(文書の一部を相手ごとに異なる内容にして)発送する場合など。

4-2.文書ファイルの作成

文書ファイルをアップロードする画面が表示されます。

あなたがWordで作成した文書ファイルをこの画面でアップロードすれば、それが内容証明郵便となって発送されるという仕組みです。

アップロードまでの手順は簡単な3ステップです。

  1. 郵便局が用意してあるWordファイル(内容証明郵便の字数や行数の制限が設定されている雛型)をダウンロードする。
  2. ダウンロードしたWordファイルに、残業代バンクが用意してある請求文章(雛型)をコピーアンドペーストし、一部(後述)をあなたの状況に応じて変更する。
  3. コピーアンドペーストしたWordファイルをアップロードする。

ステップ1.ダウンロード

アップロード画面内の「文書ファイルは、雛形をこちらからダウンロードして作成してください。」をクリック。
ダウンロード専用の画面が別ウィンドウで表示されるので、「文書ファイル雛型(A4縦)」の「ダウンロード」をクリック。

e内容証明の操作マニュアルを読みたい場合も、このページからダウンロードできます。

ステップ2.コピーアンドペースト

ダウンロードしたWordファイルに、次の請求文章(雛型)をコピーアンドペーストしてください。

ダウンロードしたWordファイルを開くと下方にスペースがありますがこれが正常な状態です(このスペースに差出人や受取人の氏名や住所が挿入されます)。

あなたの手間を省くために「郵便局が用意してあるWordファイルに、残業代バンクが用意してある請求文章(雛型)をコピーアンドペースト済みのWordファイル」もご用意しました。
e内容証明郵便雛型(Wordファイル)
クリックするとダウンロードできます
ダウンロードできない方、ダウンロードはできるがバージョンが合わず開けない方などは、下記の手順を参考に作成してください。
請求文章(雛型)

黄色のマーカー部分は状況に応じで変更してください。
ピンクのマーカー部分(2ヵ所)も状況に応じて変更が必要ですが、少しわかりにくいので補足(後述)も参照してください。

通知書

冠省

早速ですが,下記の通り通知致します。
私は貴社から雇用され,平成27年4月1日から平成29年4月30日まで社員として労務を行っておりました。その間には長時間に及ぶ時間外労働等を続けてまいりましたが,それらに対する正当な賃金の支給を受けておりません。貴社においては客観的な記録を基礎とした労働時間の管理が行われているにも拘わらず,労働基準法第三十七条第一項等に定められた割増賃金等が支払われていないためです。
この度,専門家にも相談し法的見地から調査をしたところ,やはり,労働基準法に定められた賃金等が未払いであることが判明しました。

平成27年4月1日から平成29年4月30日
未払賃金         1,234,567
遅延損害金及び遅延利息     23,654
請求額        金 1,258,221
(但し算定日は平成29年5月10日

つきましては,本書到達後7日以内に前述の請求額を私の口座(東京銀行さいたま支店 普通預金 口座番号:1234567 口座名義人:残業太郎)に振り込む方法によってお支払い頂けるよう請求致します。未払賃金の詳細については,未払賃金計算書を別途郵送させて頂きましたのであわせてご確認下さい。万が一,本書到達後7日以内に入金の確認ができない場合,誠に遺憾ながら本件を含めた労働基準監督署への申告あるいは労働審判手続きの申立てを行う場合もございます。
しかしながら,私は本件を早期且つ穏便に解決することが双方のためであると考えており,司法の判断を仰ぐ形での解決を望んでいるわけではございません。貴社から関係法令に基づく反証あるいは適切なご提案があれば真摯に検討させて頂く用意もあることは申し添えます。
なお,今後の連絡等は文書のみとし,私や私の家族等への電話や来訪等の直接折衝はご容赦下さい。

草々

コピーアンドペーストの補足

コピーアンドペーストすると、郵便局のWordファイルの書式(レイアウト)が崩れる場合があります。その場合、文字すべてを選択してから下図のようなアイコンをクリックするなど、1度「すべての書式をクリア」を実行してから体裁を整え直してください。


コピーアンドペーストや書式の設定がどうしても上手くいかない場合、直接打ち込んでしまった方が早いです。

請求文書(雛型)の補足-1

ピンクのマーカー部分、1ヵ所目の補足です。

貴社においては客観的な記録を基礎とした労働時間の管理が行われているにも拘わらず,労働基準法第三十七条第一項等に定められた割増賃金等が支払われていないためです。

この雛型は「タイムカードで実際の出退勤時刻を管理しているにもかかわらず、残業代が支払われていないため」という趣旨ですが、あなたに残業代が支払われていない理由を記載してください

簡潔(短文)でも詳細(長文)でも構いませんが、最初からすべての主張や証拠を並べる必要はありません。上手くまとめられない場合、この一文は削除しても構いませが、記載した方が好ましいです。

請求文書(雛型)の補足-2

ピンクのマーカー部分、2ヵ所目の補足です。

未払賃金の詳細については,未払賃金計算書を別途郵送させて頂きましたのであわせてご確認下さい。

この雛型は「(内容証明郵便には他資料を同封できないから)請求額の計算書を別送しました。あわせて確認してください」という趣旨ですが、あなたにも別送する資料がある場合には記載してください

別送する資料がない場合、この一文は削除しても構いませんが、計算書を作成、別送した方が説得力やプレッシャーが増します。

請求文書(雛型)の補足-3

気になっている方もいるかもしれませんが、本雛型では句読点に「、」ではなく「,」を使用しています。

なぜかと聞かれれば、単なる慣習です。裁判所の判決文など法的文書には「,」が使用されていることから、法的文書には「,」を使用するという慣習があるだけです。
もっとも、最近では、「,」は日本語として馴染まないから「、」を使うという専門家も増えています。

つまり、どちらでも間違いではありません。

因みに、残業代バンクが「,」を使用する理由は、残業代請求の最終リングは裁判所であり、裁判官(審判官)は「,」に慣れ親しんでいるからです。

ステップ3.アップロード

本項最初の、文書ファイルをアップロードする画面にて、「ファイルを選択」をクリック。
アップロードするファイル(作成した文書ファイル)を選択したら、「次へ進む」をクリック。

4-3.差出人の登録

差出人(あなた)に関する必要事項を入力し「次へ進む」をクリック。
・「差出人の氏名、住所を自動挿入」は「する」にチェックしてください。
・住所は免許証などに記載されている正式な表記にて入力する方が無難です。

4-4.受取人の登録

受取人(相手方)に関する必要事項を入力し「次へ進む」をクリック。
・「受取人の氏名、住所を自動挿入」と「受取人への正本に配達証明を付与」は、「する」にチェックしてください。
・時効消滅が数日後に迫っている場合などには「速達」にもチェックしてください。
・会社名、役職、住所は相手方公式ホームページなどに記載されている正式な表記にて入力してください。
差出人、及び、受取人に関する入力内容の確認画面が表示されますので、間違いがなければ「次へ進む」をクリック。

4-5.最終確認

最終的な確認ページが表示されます。

発送される文書の内容料金を最終確認した後に、画面右下の「差出し」ボタンをクリックすることになりますが、「差出し」ボタンは、すべての確認が済むまではクリックできないようになっています。

順番に確認していきましょう。

文書確認方法は、「文書イメージを、イメージファイルとダウンロードして確認する。」にチェック。

一般的なパソコンであればイメージファイルを表示できるはずですが、表示できない場合には他の確認方法で試してください。

差出人宛謄本の「確認」をクリック。

イメージファイルがダウンロードされるので、誤字脱字含め内容を確認してください。

差出人宛謄本とは?
内容証明郵便は、相手方に発送する用・郵便局が証明のために保存する用・あなたが手元に保存する用の、計3通が作成されます。この差出人宛謄本とは、あなた(差出人の住所)宛に簡易書留で発送される「あなたが手元に保存する用」です。

イメージファイルの1枚目はあなた(差出人)の住所、2枚目以降が文書です。

1枚目の例
2枚目以降の例
イメージファイルの内容に間違いがなければ「確認済み」をクリック。

謄本返送料金も表示されているので確認しておきましょう。

受取人宛正本の「確認」をクリックし、同様にダウンロードされるイメージファイルの内容を最終確認し「確認済み」をクリック。
受取人宛正本とは?
差出人宛謄本とは、相手方宛に内容証明で発送される「相手方に発送する用」です。

各料金も表示されるため確認しておきましょう。

すべての最終確認が完了したら、「文書内容を確認しました。」「料金を確認しました。」にチェックし、「差出し」をクリック。
「差出し」をクリックした瞬間に、残業代請求がスタートします。後戻りはできませんので、気持ちを奮い立たせ、覚悟を決めてください(……「差出し」クリック後にも、今後の取り消しはできませんが差出してよろしいですか?的な最終確認は表示されますが)。

4-6.料金の支払い(クレジットカード決済)

差出が完了したら、クレジットカードの決済画面が表示されますので「次へ」、「購入」をクリック。

「キャンセル」をクリックすると最初からやり直しとなるため注意してください。

4-7.書留引受番号のメモ

最後に差出完了の画面が表示されます。
念のため、書留引受番号(2通分)をメモしておきましょう。

また、1~3日ほどで差出人宛謄本(あなたが手元に保存する用)が簡易書留で郵送されます
裁判(労働審判手続き含む)で証拠として提出するものですので大切に保存(保管)してください。

これにて、内容証明郵便の発送手続きがすべて完了です。お疲れ様でした。

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