ネットで完結！残業代の請求書は電子内容証明で送る【e内容証明版】

　

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内容証明郵便の作成や発送は面倒ですよね……

内容証明郵便の書き方を調べたら文字数制限とかあって……よくわからないんだけどっ！

残業代請求の請求書（内容証明郵便）を送るには郵便局に行かなきゃいけないのか……そんな時間ないなぁ。

でも、そんな悩みをすべて解決してくれるサービスがあることをご存知でしょうか。

それは、郵便局の「電子内容証明サービス」、通称「e内容証明」です。

専門家はみんな利用しています。内容証明郵便を発送する度に郵便局に行ってたら、仕事になりませんから。

この「e内容証明」には多くのメリットがあります。

• 郵便局に行く必要がないから、24時間いつでも発送できる。
• 郵便局に行く必要がないから、待たされない。
• 内容証明特有の文字数制限がないから悩まない（厳密には制限はあるが自分で設定する必要がない）。
• ネットで完結するから印刷不要、印鑑不要、封筒不要。

早い話が、パソコンとネット環境だけあればすべてが完結します（※詳しい利用条件は後述）。

しかし反対に、ひとつだけデメリットがあります。
手続きが簡単すぎて、内容証明郵便を発送した（残業代請求をスタートした）実感が湧かないこと。

しっかり認識していただきたいのは、ネットでポチっと手軽に発送できてしまいますが、法的に有効な請求書であるということ。
手続きの手軽さと、行為（請求）の重大さは比例しません。

それでは、気を引き締めていただいたところで、「e内容証明」の使い方を解説していきます。
画像付きで詳しく解説していますので、手順通りに進めるだけです。

１．電子内容証明サービス（e内容証明）とは？

日本郵便株式会社（郵便局）が提供する、インターネットを利用して24時間いつでも内容証明郵便を発送することができるサービスです。

電子内容証明サービス（e内容証明）の公式サイト

２．e内容証明の利用に必要なものは？

e内容証明を利用するには次の3つのものが必要です（3つすべて必須）。

２－１．必要なもの

パソコン（インターネットに接続できる環境）

インターネット上で手続きをするために必要。

Microsoft Office（マイクロソフト オフィス）のWord（ワード）

厳密には、Word（ワード）がインストールされたパソコン。

内容証明郵便（データ）を作成するために必要。

クレジットカード

利用料金を支払うために必要。

※支払い方法は「クレジットカード」と「料金後納」のいずれかですが、料金後納は事前に郵便局の承認を受けるなどの手続きをしなければならないため、内容証明郵便を数回発送する程度の場合にはクレジットカード一択です。

２－２．必要なものを持っていない場合は？

Wordがパソコンにインストールされていない場合、または、クレジットカードを持っていない場合は、通常の方法『自分で作る！残業代の請求書（内容証明郵便）の書き方【例文付き】』で手続きを行ってください。

この機会にWordを購入してインストールするというのも選択肢のひとつです。

Word のみインストール可能（Windows版）

Word、Excel、Outlook、PowerPoint、OneNote をインストール可能（Windows版）

但し、今まで利用しなかった（困らなかった）のであれば、今後も困りません。「ちょうど欲しかったんだ」という方以外には新規購入はお奨めしません。

３．e内容証明の新規利用登録の方法

それでは早速、「e内容証明」の使い方を解説していきます。

３－１．仮登録

お決まりのパターンですが、登録するメールアドレスに虚偽がないかを確認するために、まずは仮登録をします。

３－２．本登録

（とりあえず登録までという場合は画面を閉じ、次回は再度ログインしてください）

４．e内容証明の利用方法

４－１．利用方法の選択

3つの利用方法の特徴を簡単に解説しますが、個人が利用する場合は「かんたん挿出し」の一択で問題ありません。

４－２．文書ファイルの作成

あなたがWordで作成した文書ファイルをこの画面でアップロードすれば、それが内容証明郵便となって発送されるという仕組みです。

アップロードまでの手順は簡単な3ステップです。

1. 郵便局が用意してあるWordファイル（内容証明郵便の字数や行数の制限が設定されている雛型）をダウンロードする。
2. ダウンロードしたWordファイルに、残業代バンクが用意してある請求文章（雛型）をコピーアンドペーストし、一部（後述）をあなたの状況に応じて変更する。
3. コピーアンドペーストしたWordファイルをアップロードする。

ステップ１．ダウンロード

※e内容証明の操作マニュアルを読みたい場合も、このページからダウンロードできます。

ステップ２．コピーアンドペースト

※ダウンロードしたWordファイルを開くと下方にスペースがありますがこれが正常な状態です（このスペースに差出人や受取人の氏名や住所が挿入されます）。

請求文章（雛型）

※黄色のマーカー部分は状況に応じで変更してください。
※ピンクのマーカー部分（2ヵ所）も状況に応じて変更が必要ですが、少しわかりにくいので補足（後述）も参照してください。

コピーアンドペーストの補足

コピーアンドペーストすると、郵便局のWordファイルの書式（レイアウト）が崩れる場合があります。その場合、文字すべてを選択してから下図のようなアイコンをクリックするなど、1度「すべての書式をクリア」を実行してから体裁を整え直してください。

※コピーアンドペーストや書式の設定がどうしても上手くいかない場合、直接打ち込んでしまった方が早いです。

請求文書（雛型）の補足－１

ピンクのマーカー部分、1ヵ所目の補足です。

この雛型は「タイムカードで実際の出退勤時刻を管理しているにもかかわらず、残業代が支払われていないため」という趣旨ですが、あなたに残業代が支払われていない理由を記載してください。

簡潔（短文）でも詳細（長文）でも構いませんが、最初からすべての主張や証拠を並べる必要はありません。上手くまとめられない場合、この一文は削除しても構いませが、記載した方が好ましいです。

請求文書（雛型）の補足－２

ピンクのマーカー部分、2ヵ所目の補足です。

この雛型は「（内容証明郵便には他資料を同封できないから）請求額の計算書を別送しました。あわせて確認してください」という趣旨ですが、あなたにも別送する資料がある場合には記載してください。

別送する資料がない場合、この一文は削除しても構いませんが、計算書を作成、別送した方が説得力やプレッシャーが増します。

請求文書（雛型）の補足－３

気になっている方もいるかもしれませんが、本雛型では句読点に「、」ではなく「，」を使用しています。

なぜかと聞かれれば、単なる慣習です。裁判所の判決文など法的文書には「，」が使用されていることから、法的文書には「，」を使用するという慣習があるだけです。
もっとも、最近では、「，」は日本語として馴染まないから「、」を使うという専門家も増えています。

つまり、どちらでも間違いではありません。

因みに、残業代バンクが「，」を使用する理由は、残業代請求の最終リングは裁判所であり、裁判官（審判官）は「，」に慣れ親しんでいるからです。

ステップ３．アップロード

４－３．差出人の登録

４－４．受取人の登録

４－５．最終確認

発送される文書の内容と料金を最終確認した後に、画面右下の「差出し」ボタンをクリックすることになりますが、「差出し」ボタンは、すべての確認が済むまではクリックできないようになっています。

順番に確認していきましょう。

※一般的なパソコンであればイメージファイルを表示できるはずですが、表示できない場合には他の確認方法で試してください。

イメージファイルがダウンロードされるので、誤字脱字含め内容を確認してください。

※イメージファイルの1枚目はあなた（差出人）の住所、2枚目以降が文書です。

1枚目の例

2枚目以降の例

※謄本返送料金も表示されているので確認しておきましょう。

※各料金も表示されるため確認しておきましょう。

４－６．料金の支払い（クレジットカード決済）

※「キャンセル」をクリックすると最初からやり直しとなるため注意してください。

４－７．書留引受番号のメモ

また、1～3日ほどで差出人宛謄本（あなたが手元に保存する用）が簡易書留で郵送されます。
裁判（労働審判手続き含む）で証拠として提出するものですので大切に保存（保管）してください。

これにて、内容証明郵便の発送手続きがすべて完了です。お疲れ様でした。