残業代請求における最初のアクションは内容証明郵便による請求です。

あなたと会社(社長や上司)の直接交渉によって早々に示談できれば最良ですし、そうなれば内容証明郵便など必要ありませんが、残念ながらそのようなケースはほとんどありません。

だから、内容証明郵便の作成は(専門家に依頼しない限り)ほとんどの請求者が通る道なのです。

しかし、内容証明郵便の作成を経験したことがある方は極めて少数です。
内容証明郵便で請求しなければならないことは知っていても、書き方、送り方まで熟知している方は少ないです。

その結果、面倒くさくなり、手が付かなくなり、月日が過ぎ、時効によって請求権が消滅(減少)してしまう、という最悪のスパイラルが発生します。

時効による請求権の消滅ほど悔やまれるものはありません。交渉どころか、相手方に請求の姿勢すら見せられないのですから。

このページは、未払い残業代の請求書(内容証明郵便)を作るぞ!と思い立ったあなたが、まずは作成までを悩まずに完遂するためのマニュアルです。

順番に進めていけば難しいことはありませんのでご安心ください。

「請求書は完成しているから発送方法を知りたいんだ」という方は『自分で送る!残業代の請求書(内容証明郵便)の送り方【郵便局版】』にお進みください。

1.内容証明郵便での請求にこだわる理由

内容証明郵便での請求にこだわる、言い換えれば、内容証明郵便で請求しなければならない理由は次の通りです。

残業代を含む賃金請求権の時効は2年だから、2年間請求しなければ請求権が消滅してしまう。

2年が経過する前に請求(催告)すれば、時効を6ヵ月間中断(停止)できる

民法第147条における「請求」、並びに、民法第153条における「催告」としての効力を持つ「内容証明郵便での請求」をすれば時効を中断できる

時効を6ヵ月間中断すれば、最大6ヵ月間は時効を気にせず交渉できる。言い換えれば、時効を中断しないと交渉中であっても2年が経過したものから消滅してしまう。

示談できそうにない場合、時効が中断している6ヵ月間にいわゆる裁判に移行すれば裁判中も時効は中断されたまま。

もっと詳しく、きちんと知りたい方は『残業代は2年分しか請求できない!時効を中断して最大額を請求する』が参考になります。

2.そもそも内容証明郵便とは?

内容証明郵便とは、郵便に「内容証明」というオプションを付けたものです。
速達、書留、代金引換などのオプションを利用したことがある方もいると思いますが、これらと同じ、オプションのひとつです。

内容証明オプションの効用は、「誰が?」「いつ?」「どんな内容の?」手紙を発送したかを日本郵政(郵便局)が証明してくれるというものです。

郵便局の公式サイトでは次のように説明されています。

内容証明
いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって当社が証明する制度です。

※当社が証明するものは内容文書の存在であり、文書の内容が真実であるかどうかを証明するものではありません。内容文書とは、受取人へ送達する文書をいいます。
※謄本とは、内容文書を謄写した書面をいい、差出人及び差出郵便局において保管するものです。

郵便局 内容証明 から引用

内容証明のポイントは、「どんな内容の?」までを証明してくれることです。

請求書発送後に控える交渉や裁判では、「○月○日、○○円を請求したが無視された」などの主張が必要になるかもしれません。
このような場合に、「どんな内容の?」までを証明できなければ、本当にそんな請求(内容)だったの?という余計な争点を増やしてしまうことにもなりかねません。

ですから、あなたは、残業代の請求書を、内容証明オプションの利用条件を満たした形式で作成し、内容証明オプションを付けて発送しなければならないのです。

内容証明オプションでは「いつ配達されたか?」の証明はできません。これを証明できるのは配達証明という別のオプションです。
稀に「そんな書類は受け取ってない」と言い逃れする相手方もいるため、いつ配達されたか?までを証明できるようにしておく必要があります。よって、内容証明配達証明の2つのオプションはセットで利用すれば万全と覚えておいてください。
詳しくは『自分で送る!残業代の請求書(内容証明郵便)の送り方【郵便局版】』にて解説しています。

3.内容証明オプションの利用条件

前項の最後に「残業代の請求書を内容証明オプションの利用条件を満たした形式で作成」と意味深なセリフを残しましたが、内容証明オプションを利用するにはいくつかの条件があります。

内容証明オプションを付けた郵便の発送手続きは郵便局の窓口で行いますが、窓口の担当者がこの利用条件を満たしているか?を細かくチェックします。利用条件を満たしていなければ受け付けてもらえません。

利用条件1.同封できるもの

内容文書(発送する文書そのもの)しか発送できません。
次のようなものを含め、一切のものを同封することはできないということです。

  • 未払い賃金の計算書
  • 他の証拠類
  • カバーレター(挨拶状など)
  • 返信用封筒 など

利用条件2.使用できる文字

次の文字を使用できます。難しいことはなく、一般的な文字なら使えると理解して問題ありません。

  1. 仮名
  2. 漢字
  3. 数字
  4. 英字(例えば会社名、製品名など固有名詞に限る)
  5. 括弧
  6. 句読点
  7. その他一般的に記号として使用されるもの

利用条件3.1ページ当たりの字数と行数

1ページ当たりの字数と行数の制限は下表の通りです。

この条件を知らずに普通の手紙調で作成すると、郵便局の窓口で突っ返されます(郵便局が悪いわけではありません)。二度手間にならないよう留意してください。

用紙の向き 字数・行数の制限
縦書き ・1行20字以内、1枚26行以内
横書き ・1行20字以内、1枚26行以内
・1行13字以内、1枚40行以内
・1行26字以内、1枚20行以内

一般的には、横書きの、「1行20字以内、1枚26行以内」か「1行26字以内、1枚20行以内」が多く利用されています。

好みで決めて問題ありませんが、迷うなら、横書き、「1行26字以内、1枚20行以内」で良いでしょう。

利用条件4.訂正など

印鑑を持参すれば、誤字脱字程度であれば郵便局の窓口で訂正などできます。
(訂正などは、欄外の余白部分に訂正箇所や訂正内容などを記載する方法で行います)

ですが、個人的にはこれはお奨めしません。

その場で訂正してすぐに発送しなければ時効によって請求権が消滅してしまうなどの場合は致し方ありませんが、そうでもない限りは、二度手間でも作り直して再度持ち込んでください。

私が請求書を受け取る側なら、ちょろちょろっと訂正された請求書を見た瞬間に、「あ、なんかテキトーだな(本気じゃないな)」と感じるからです。

4.請求書(内容証明郵便)の書き方

4-1.なにで作成するか?

マイクロソフトのオフィスをお持ちであれば、「Word(ワード)」一択です。

お持ちでなければ、自分の使いやすいWord系のソフトをご利用ください。

Word 作成・発送方法
持っている 「通常の方法」「e内容証明」どちらも利用可能。
「e内容証明」は内容証明郵便を24時間いつでもネットで発送できるとても便利なサービスです。Wordを持っている方は『ネットで完結!残業代の請求書は電子内容証明で送る【e内容証明版】』のページに移動してください。
持っていない 「通常の方法」のみ利用可能。
このままこのページを読み進めてください。

2017年4月26日現在、KING SOFT(キングソフト)、Google Apps(グーグルアップス)などの互換ソフト、並びに、office365系のWordでは利用できません。例えば、office2016、2013、2010などの永続ライセンス型のWordが必要です。

4-2.字数と行数を設定する

前記の「利用条件3.1ページ当たりの字数と行数」を、作成するソフトに設定します。

あなたの手間を省くために「字数と行数を設定済みのWordファイル」もご用意しました。
内容証明郵便テンプレート(Wordファイル)
クリックするとダウンロードできます
ダウンロードできない方、ダウンロードはできるがバージョンが合わず開けない方などは、下記の手順でご自身のソフトを設定してください。

下記の設定手順はWrodを例にして解説しています。

1.Wordファイルを新規作成する。

2.Word画面上部の「ページレイアウト」タブをクリックし、「ページ設定グループ右下のボタン」をクリックすると、ページ設定ダイアログが開く。

3.「文字数と行数を指定する」にチェックを入れ、「文字数(26)」と「行数(20)」を設定し、「OK」をクリックする。

4.試しに文字を入力し、字数と行数がきちんと設定されているかチェックして完了です。

4-3.例文

例文

黄色のマーカー部分は状況に応じで変更してください。

ピンクのマーカー部分(2ヵ所)も状況に応じて変更が必要ですが、少しわかりにくいので補足(後述)も参照してください。

下記例文には、字数と行数は反映していません。字数と行数を設定した作成ソフトに打ち込んだり、コピーアンドペーストして反映させてください。

通知書

冠省

早速ですが,下記の通り通知致します。
私は貴社から雇用され,平成27年4月1日から平成29年4月30日まで社員として労務を行っておりました。その間には長時間に及ぶ時間外労働等を続けてまいりましたが,それらに対する正当な賃金の支給を受けておりません。貴社においては客観的な記録を基礎とした労働時間の管理が行われているにも拘わらず,労働基準法第三十七条第一項等に定められた割増賃金等が支払われていないためです。
この度,専門家にも相談し法的見地から調査をしたところ,やはり,労働基準法に定められた賃金等が未払いであることが判明しました。

平成27年4月1日から平成29年4月30日
未払賃金         1,234,567
遅延損害金及び遅延利息     23,654
請求額        金 1,258,221
(但し算定日は平成29年5月10日

つきましては,本書到達後7日以内に前述の請求額を私の口座(東京銀行さいたま支店 普通預金 口座番号:1234567 口座名義人:残業太郎)に振り込む方法によってお支払い頂けるよう請求致します。未払賃金の詳細については,未払賃金計算書を別途郵送させて頂きましたのであわせてご確認下さい。万が一,本書到達後7日以内に入金の確認ができない場合,誠に遺憾ながら本件を含めた労働基準監督署への申告あるいは労働審判手続きの申立てを行う場合もございます。
しかしながら,私は本件を早期且つ穏便に解決することが双方のためであると考えており,司法の判断を仰ぐ形での解決を望んでいるわけではございません。貴社から関係法令に基づく反証あるいは適切なご提案があれば真摯に検討させて頂く用意もあることは申し添えます。
なお,今後の連絡等は文書のみとし,私や私の家族等への電話や来訪等の直接折衝はご容赦下さい。

草々

平成29年5月11日

差出人 〒123-4567
東京都さいたま市浦和区常盤1-2-3
コーポあいうえお 103
残業 太郎

受取人 〒765-4321
東京都さいたま市浦和区常盤1-2-3
コーポあいうえお 203
株式会ZANGYOU
代表取締役 黒井 黒次郎 殿

コピーアンドペーストの補足

コピーアンドペーストすると、作成ソフト側の書式(レイアウト)が崩れる場合があります。その場合、文字すべてを選択してから下図のようなアイコンをクリックするなど、1度「すべての書式をクリア」してから体裁を整え直してください。

例文の補足-1

ピンクのマーカー部分(2ヵ所)の補足です。

1ヵ所目
貴社においては客観的な記録を基礎とした労働時間の管理が行われているにも拘わらず,労働基準法第三十七条第一項等に定められた割増賃金等が支払われていないためです。

この例文は「タイムカードで実際の出退勤時刻を管理しているにもかかわらず、残業代が支払われていないため」という趣旨ですが、あなたに残業代が支払われていない理由を記載してください

簡潔(短文)でも詳細(長文)でも構いませんが、最初からすべての主張や証拠を並べる必要はありません
上手くまとめられない場合、この一文は削除しても構いませが、記載した方が好ましいです。

2ヵ所目
未払賃金の詳細については,未払賃金計算書を別途郵送させて頂きましたのであわせてご確認下さい。

この例文は「(内容証明郵便には他資料を同封できないから)請求額の計算書を別送しました。あわせて確認してください」という趣旨ですが、あなたにも別送する資料がある場合には記載してください

別送する資料がない場合、この一文は削除しても構いませんが、計算書を作成、別送した方が説得力やプレッシャーが増します。

例文の補足-2

気になっている方もいるかもしれませんが、例文では句読点に「、」ではなく「,」を使用しています。

なぜかと聞かれれば、単なる慣習です。
裁判所の判決文など法的文書には「,」が使用されていることから、法的文書には「,」を使用するという慣習があるだけです。
もっとも、最近では、「,」は日本語として馴染まないから「、」を使うという専門家も増えています。

つまり、どちらでも間違いではありません。

因みに、残業代バンクが「,」を使用する理由は、残業代請求の最終リングは裁判所であり、裁判官(審判官)は「,」に慣れ親しんでいるからです。

5.最終チェック!!

作成が終わったら最終チェックをしましょう。

  • 誤字脱字はありませんか?
  • すべてのページで、1ページ当たりの字数と行数が利用条件を満たしていますか?
  • 句読点は統一されていますか?(「、」「,」が混在しない)
  • 漢字は統一されていますか?(「下さい」「ください」、「致します」「いたします」などが混在しない)
  • 喧嘩腰の文章になっていませんか?(あなたが行うのは交渉です、喧嘩ではありません)

お疲れ様でした。
以上で、未払い残業代の請求書(内容証明郵便)の作成は完遂です。保存もお忘れなく。

発送準備を始める方は『自分で送る!残業代の請求書(内容証明郵便)の送り方【郵便局版】』にお進みください。