残業代請求において、最も重要なことは何でしょうか?

ほとんどの方が理解している通り、「証拠収集」です。

なぜなら、残業代を請求する際の「立証責任(確実な証拠で立証する責任)」は「請求者(あなた)」にあるからです。
残業代請求に限らず何かを請求する際はすべて同様ですね。

重要なことですので、もう1度繰り返します。

残業代請求における立証責任は、あなたにあります。

刑事ドラマなどでのお決まりのシーンをやってみます。

━犯人役
証拠はあるのかっっ?!
━刑事役
くっ!こいつが犯人であることは間違いないのに……証拠さえあれば……

そして、残業代請求においても同様の展開が起こり得ます。

そんなに支払ってほしいなら、残業していたという証拠を提示してくださいよ、疑わしきは罰せずなんですよ
くっ!残業していたことは知ってるくせに……面倒くさがらずに証拠さえきちんと集めておけば……

具体的に言えば、「サービス残業の存在」や「時間数」を立証することは、請求者であるあなたの義務なのです。

証拠収集は、専門家に依頼する前から、数ヵ月から数年を費やして、あなたが独自に行わなければならない作業です。

それなりの知識はもちろん、孤独な作業を継続する根気も必要です。
私もその苦労はよく理解させていただいているつもりです。

このページでは、「証拠収集に際しての注意点(心構え)」や「残業代請求を有利に進めるために収集しておくべき証拠」などを解説しています。

残業代請求は証拠の量や質の勝負ですが、言い換えれば、十分な準備をしておけば、最初から勝負を決めてしまうこともできるということです!

1.証拠収集における注意点

これから証拠の収集を始める方や、証拠収集に自信のない方のために、注意点(心構え)をお話しておきます。

1-1.立証責任はあなたにある

冒頭で解説しましたが、これを認識していない方が多いため、さらにもう1度繰り返します。

残業代請求における立証責任はあなたにあります

そして、立証責任とは「確実な証拠で立証する責任」という意味ですから、証拠はあなたの手元に保管しておかなければ意味がありません

基本的には、「証拠が会社に保管されている状態」は「証拠が何もない状態」と同じと理解してください。
会社には、あなたに証拠を開示する義務はありません。

1-2.極秘裏に収集する

証拠収集は慎重に行ってください。

タイムカードを撮影したり、就業規則をコピーしたりしていることを会社に知られることは、あなたが残業代請求をしようとしていることを知られることと同じです。

そして、残業代請求をしようとしていることを知られれば、証拠の隠滅、突然の異動命令、上司からの冷遇など、様々な問題が発生する可能性があります。

1-3.過去2年分を収集できたらベスト

残業代を含めた賃金の請求権は2年間有効ですので、過去2年分を収集できることがベストです。

あくまで「ベスト(BEST)」であり、「マスト(MUST)」ではありません。
過去2年分が揃っていなくとも、例えば過去6ヵ月分が揃っていれば、それを4倍し、2年分(24カ月分)と類推して請求することは可能です。

事実、残業代バンクが受けてきた相談者の中で、過去2年分の証拠を収集できていた方はどのくらいいたか?
おそらく、3%未満です。

……このような話をすると、急に楽観する(怠ける)方もいるため補足しておきます。

当然ですが、2年分収集できている方、1年分だけ収集できている方、3ヵ月分しか収集できていない方、では、その回収額に差が出ます。
大原則で言えば、あなたには2年分の立証責任があり、類推での計算、請求は最後の手段だからです。

毎月(毎日)きちんと収集しておくか?面倒だと怠けて収集しておかないか?で、雲泥の差が出ることもあると認識してください。

証拠が1ヵ月分や2ヵ月分しかない場合、かなり厳しい争いとなります。最短でも3ヵ月分以上の証拠が欲しいところです。

残業代を含めた賃金の時効については『残業代は2年分しか請求できない!時効を中断して最大額を請求する』で解説しています。

1-4.コピーや写真で構わない

収集する証拠は原本であるに越したことはありません。
しかし、「原本をコピーしたもの」や「原本を撮影した写真」でも、その効力は十分です。

例えばタイムカードであれば、タイムカードが回収される前々日に1枚、前日に1枚、当日に1枚と撮影しておくようにします。
そうすれば、当日回収されてしまっても、あるいは、何かの事情で前日に回収されてしまっても、前々日分までの記録は手元に保管できます。

このように、原本の収集にこだわらず、収集できる時に、収集できる分を、(コピーや写真で構わないから)収集しておくという心構えが重要です。

1-5.まずは質よりも量を優先する

あなたの職種や業務内容、置かれている状況によっては、このページで解説していく「収集しておくべき証拠」以外にも、有効な証拠が存在するかもしれません。

また、あなたには、どのような証拠が有効であるか?の判断はできません。

……交渉の過程において、相手方(会社)が何を主張してくるか?それを論破するためにはどのような証拠が必要か?などまで判断できる方がいれば、専門家に依頼する必要はありませんから。

ですから、少し乱暴な言い方をすれば、「何かの役に立つかもしれないと思ったら、保管すべきか迷ったら、それらはすべて保管しておく。結果的に何の役にも立たなければ、その時に捨ててしまえば良いのだから」くらいの考えが好ましいです。

1-6.専門家の無料相談をフル活用する

証拠収集を始めた時点で専門家の無料相談を受け、「自分が収集している証拠が有効か?その他に収集すべきものはないか?」を確認してください。

請求間近になって「有効であると信じて収集してきた資料が、実はまったく役に立たないものだった……」という悲惨な状況に陥ることを避けるためです。

無料相談の重要性については『あなたに最適な残業代の請求方法は?複数の無料相談を使い倒せ!』で詳しく解説しています。

2.あなたの労働条件を立証する証拠

そもそもあなたに未払い残業代が発生しているのか?その残業代はどう計算すべきか?などを判断するために必要な証拠ですので、最初に収集すべき証拠と言えます。

また、相手方(会社)の虚偽の主張を論破するためにも活用するため、交渉の明暗を分ける証拠とも言えます。

残業代は給料に含まれているから未払いはないよ。
契約書類にはそんなこと書いてありませんよね、だから無効ですよ。

あくまでイメージです。契約書類に記載されていないからといって無効とは限りません(後述)。

2-1.雇用時に交付された書面

雇用通知書」や「労働条件通知書」、「採用条件通知書」などのように会社から一方的に交付される場合もありますし、「雇用契約書」や「労働契約書」などのように会社とあなた双方で契約する(署名する)場合もあります。

さて、労働基準法第15条、及び、労働基準法施行規則第5条には次のように定められています。

  • 使用者が労働者を雇用する際には、労働基準法施行規則第5条に定められた事項(後述)が記載された書面が交付されなければならない。

この交付を怠っている使用者も多いですが、所定労働時間(いわゆる定時)や、給与や残業代の計算方法などが記載されているはずですので、大切に保管しておいてください。

使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。

労働基準法第15条(労働条件の明示) 抜粋

1.使用者が労働基準法第15条の規定により労働者に対して明示しなければならない労働条件は、次に掲げるものとする。

  1. 労働契約の期間に関する事項
    就業の場所及び従事すべき業務に関する事項
  2. 始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて就業させる場合における就業時転換に関する事項
  3. 賃金[退職手当及び臨時に支払われる賃金(賞与など)を除く]の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期に関する事項
  4. 退職に関する事項(解雇の事由を含む)

3.労働基準法第15条の厚生労働省令で定める方法は、労働者に対する前項に規定する事項が明らかとなる書面の交付とする。

労働基準法施行規則第5条 抜粋

2-2.就業規則

労働基準法第89条、同法第106条、並びに、労働基準法施行規則第52条には次のように定められています。

  • 労働者(アルバイトやパートタイマーを含む全従業員)が10人以上いる事業所(支店、営業所、店舗などの単位であり、会社単位ではない)においては、就業規則が作成され、労働者に周知されていなければない。
  • 周知の方法は、「掲示」「備え付け」「書面交付」「その他労働基準法施行規則で定める方法」とする。

この作成を怠っている使用者も、作成はしているが周知していない(社長の引き出しにしまってあって労働者に周知していないなどの)使用者も多いですが、「雇用通知書」「労働条件通知書」「雇用契約書」など同様、残業代請求に関する内容が記載されているはずですので、大切に保管しておいてください。

就業規則を収集しようとすると使用者(社長や上司)に残業代請求をしようとしていることがバレてしまうリスクがあるという方もいます。特に勤続中の場合、収集を強行する必要はありません(可能な限りの努力は必要ですし、退職が決まっている場合などは多少の強行も必要です)。
そもそも労働基準法などで定められている周知義務を履行していないのは相手方ですから、相手方が定めている(であろう)ルールを無視して、労働基準法に基づいて残業代を計算、請求することになります。
「雇用契約書などの内容」と「就業規則の内容」が異なる場合の優先順位については『困った!雇用契約書と就業規則の内容が違う場合の優先順位』にて解説しています。雇用契約書などに記載されていなくとも、就業規則に記載されていれば有効となるケースもあるため注意が必要です。
就業規則の作成義務や周知義務については『労働者の90%が知らない!就業規則の届出義務と周知義務』にて解説しています。特に、就業規則の周知方法を誤解している方が非常に多いため、あわせて注意が必要です。

常時10人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。

    1. 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を2組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項
    2. 賃金(臨時の賃金等を除く。以下この号において同じ。)の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
    3. 退職に関する事項(解雇の事由を含む)

退職手当の定めをする場合においては、適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項

  • 臨時の賃金等(退職手当を除く。)及び最低賃金額の定めをする場合においては、これに関する事項
  • 労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項
  • 安全及び衛生に関する定めをする場合においては、これに関する事項
  • 職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項
  • 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項
  • 表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項
  • 前各号に掲げるもののほか、当該事業場の労働者のすべてに適用される定めをする場合においては、これに関する事項

労働基準法第89条(作成及び届出の義務)

使用者は、労働基準法及びこれに基づく命令の要旨、就業規則を ~抜粋~ を、常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によつて、労働者に周知させなければならない。

労働基準法第106条(法令等の周知義務) 抜粋

労働基準法第106条の厚生労働省令で定める方法は、次に掲げる方法とする。

  1. 常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること。
  2. 書面を労働者に交付すること。
  3. 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること。

労働基準法施行規則第52条 抜粋

3.実際の労働時間を立証する証拠

前記の「1.雇用時に交付された書面」や「2.就業規則」は無理をしてまで収集する必要はない(努力は必要)とお話しました。

しかし、本項以降で解説する証拠は別です。

これらを収集(作成)しなければ、あなたの残業代請求は極めて困難なものになると認識してください。

なぜなら、これらを収集(作成)しなければ、そもそも、あなたの未払い残業代(請求額)を計算することすらできないからです。

まったく証拠がなくても請求(交渉)できるケースもありますが、それは一般的ではありません。このページを読んだうえでも、まったく証拠が存在しない場合、あるいは、証拠を収集できそうもない場合、まずは専門家の無料相談を利用して対策を練りましょう。

「証拠力」と「証拠能力」とは?
このページでは「証拠力」と「証拠能力」という言葉を用いますが、それぞれの意味は次の通りです。
証拠力: 証拠として有効化の性格。例えば「この書類には証拠能力がない」と言えば、それは「証拠として活用できない」という意味。
証拠能力(証明能力): 証拠としてどの程度有効かのレベル。例えば「この書類には証拠能力はあるが、証拠力は低い」と言えば、それは「証拠として活用はできるが、強力な武器とはならない(他の証拠も準備した方が良い)」という意味。

3-1.相手方に提出しているタイムカードや日報

実際に出勤した時刻、実際に退勤した時刻が記録されているタイムカードや日報には証拠能力があり、その証拠力は高いです。

収集するタイムカードや日報が次のような状況であれば、その証拠力は極めて高いと言えます。

  • 相手方(社長や上司)に提出しているもの。
  • 提出し、相手方の押印やサインがある。

よくこんな質問をいただきます。

会社にはタイムカードや日報、従業員の労働時間を管理するツールが存在しません。それでも残業代を請求できますか?
収集できるかどうか?以前に、収集するものすら存在しないケースですね。
確かに、実際の出勤時刻や退勤時刻が記録された客観的な証拠がなければ残業代請求は難しいように感じられるかもしれませんが、請求し、回収できるケースも少なくありません

意外に知られていないことですが、厚生労働省通達「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準について」、及び、労働基準法第109条には次のように定められています。

  • 使用者には、客観的な記録を基礎とした労働時間の管理をする義務がある。厚生労働省通達による
  • 使用者には、労働関係に関する重要な書類を3年間保存する義務がある。労働基準法109条による
使用者(会社)の「労働時間の管理義務」「タイムカードなどの保管義務(期限)」については『タイムカードの保管期限は3年!だけど勤怠管理は会社の義務なの?』で詳しく解説しています。
……じゃあ、義務を履行していない会社が悪いんだから、何も収集しなくて良いのでは?
その楽観は大きな間違いです。

このページの冒頭で解説したように、残業代請求に限らずですが、何かを請求する際の立証責任は請求者(あなた)にあります。

「相手方が義務を履行せず労働時間を管理していないこと」と「あなたの立証責任」はまったく別の話であり、リンクしません。相手方が義務の不履行に対する罰を受けたとしても、それはそれ、これはこれ、です。

つまり、「タイムカードや日報などが存在しない場合」や「存在するが実際の出勤時刻や退勤時刻が記録されていない(定時に打刻させられている)場合」、あるいは、「存在するがどうしても収集できない場合」、あなた独自の代替となる資料を収集(作成)しておかなければならないということです。

タイムカードや日報などの客観的な証拠の代替資料については、次項にて解説します。

2012年5月頃以降、代替となる資料の評価傾向が変化しています。
労働審判手続きの申立てなど、司直などの第三者に判断(評価)を委ねた場合、当時は「労働基準法や厚生労働省通達に基づいた労働時間の管理をしていない使用者が悪い」として、請求者が独自に作成した資料が全面的に認められるケースが多くありました。
しかし昨今では、立証責任は請求者(原告、申立人)にあるという大原則から、請求者に「確実な証拠で立証する」ことが求められてきている傾向があります。
私個人としては腑に落ちない部分もありますが、いずれにしても「手帳にメモしているから大丈夫!」と楽観できなくなってきているということです。あなたの状況においてどのような証拠を残せるのか?どのような証拠が有効なのか?を真剣に検討していくことが必要なのです。
  • 使用者は、労働時間を適正に管理するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録すること
  • 始業・終業時刻の確認、記録は、原則として、使用者が自ら現認して、タイムカード等の客観的な記録を基盤として確認、記録すること
  • 自己申告制により行わざるをえない場合には、適正な自己申告等について労働者に十分説明して、自己申告と実際の労働時間とが合致しているか、必要に応じて実態調査を行う等の措置を講じること

厚生労働省通達「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準について」(平13.4.6基発339号) 要約

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。

労働基準法第109条(記録の保存)

3-2.会社のメールアドレスから、あなたのプライベートアドレスに送信したメール履歴

会社からあなた専用のメールアドレスが割り当てられているのであれば、このメール履歴には証拠能力があり、その証拠力は高いと言えます。

メールを送信した時点では相手方社内に居たことが立証できますし、送信日時も明確だからです。

内容は「今から退勤します。残業指示は△△氏から、業務内容は▽▽▽▽▽▽▽」などのように、残業指示者や残業の内容を把握できるものが好ましいです。

会社からノートパソコンなどが貸与され、メールを会社外からも送信できるような環境である場合、この方法は有効とは言えません。なぜなら、会社外の(退勤後の居酒屋から、自宅からなど)どこからでも送信できてしまうからです。

3-3.あなたの携帯電話から、あなたのプライベートアドレスに送信したメール履歴

これは、前記のノートパソコンからのメール送信履歴同様に、その証拠能力は期待できません。

しかし、証拠能力の有無、証拠力の高低は別論として、その送信日時が明確に残ることから、あなたの残業代を計算する際に役立ちます。

内容は「今から退勤します。残業指示は△△氏から、業務内容は▽▽▽▽▽▽▽」などのように、残業指示者や残業の内容を把握できるものが好ましいです。

3-4.手帳などに記録したメモ

これも証拠能力は期待できませんが、あなたの残業代を計算する際に役立ちます。

内容は「出勤○○:○○、退勤○○:○○、残業指示は△△氏から、業務内容は▽▽▽▽▽▽▽」などのように、実際の出勤時刻と退勤時刻、残業指示者や残業の内容を把握できるものが好ましいです。

1日の労働時間のみをメモしている方がいますが(例えば「9月26日(火)12時間労働」など)、出勤時刻と退勤時刻をメモしてください。早出が発生していたのか?残業が発生していたのか?深夜だったのか?の判断ができなければ詳細な計算ができないためです。

また、「所定の休憩時間を取得できていないから、その分も請求したい」と考えている方は、「休憩時間○○:○○~○○:○○」などのように、実際に取得した休憩時間も付記しておくと好ましいです。

なお、前記の「3-3.あなたの携帯電話から、あなたのプライベートアドレスに送信したメール履歴」に比較すると、その証拠能力や証拠力は同等以下です。
なぜなら、携帯電話からのメールであれば、その送信日時の改竄(かいざん)は困難ですが、手帳などへのメモは後からいくらでも改竄が可能であると評価される可能性があるためです。

「携帯電話からのメール履歴」も「手帳などへのメモ」も、「残業指示は△△氏から、業務内容は▽▽▽▽▽▽▽」と残業指示者や残業の内容を付記しておくことで、(裁判官などへの)心証的に信ぴょう性(証拠能力や証拠力)を高めることが可能です。

3-5.アプリを利用した記録

最近利用者が急増している立証方法です。
但し、アプリの記録が証拠力を有するという判例はないため(記事執筆現在)、万全な方法とは断言できません。

4.残業時間中の労働状況を立証する資料

前記の「3.実際の労働時間を立証する証拠」では、あなたの出勤時刻や退勤時刻を立証するための証拠について解説しました。

しかし、実際の労働時間を主張できたとしても、相手方が次のように反論してきた場合はどうでしょう。

確かにその時刻までは会社に居たようだが、勝手に残っていただけではないか?
確かにその時刻までは会社に居たようだが、同僚と喋っていただけではないか?

このような反論をするからには、相手方にも「勝手に残っていたこと」や「喋っていただけであること」をある程度立証する義務が生じますが、それでも、この反論自体はあながち間違いではないとも言えます。

ですので、あなたが万全を期すのであれば、残業時間中も(遊んでいたわけではなく)労働していたことを立証する証拠を収取(作成)しておきましょう。

では、どのような証拠が該当するのか?

そもそも労働時間の定義は、「労働者が実際に労働に従事している時間だけでなく、労働者の行為が何らかの形で使用者の指揮命令下に置かれているものと評価される時間」です。

よって、「残業時間中も労働していたことを立証する」とは、「残業時間中も使用者の指揮命令下に置かれていたことを立証する」と言い換えることができます。

具体的には、次のような状況であったことを立証する証拠が必要です。

状況 具体例
明示的な指示
  • 上司などから業務(残業)指示があった。
黙示的な指示
  • 上司などが残業を知っていた。
  • 上司などが残業を見て見ぬ振りをしていた。
  • 所定労働時間内には完遂できないような業務量を抱えていた。

4-1.残業指示書や残業承認書など

明示的な指示による残業であったことを立証するためには、次のような証拠が必要です。

  • 残業指示書
  • 残業承認書
  • 上司などからの残業指示メール
  • 残業指示を走り書きしたメモ など

4-2.残業時間中の業務内容が判る資料

黙示的な指示による残業であったことを立証するためには、次のような証拠が必要です。

  • タイムカードや日報など、残業していたことを上司などが把握していたことがわかる資料
  • 日報など、残業時間中の業務内容を上司などが把握していたことがわかる資料
  • 残業時間中に送信した業務メールの履歴 など

5.その他の資料

ここまでの解説は、一般的な証拠を例示したに過ぎません。
置かれている状況や環境によっては、この他に、より証拠力の高い証拠が存在するケースもあります。

繰り返しとなりますが、「何かの役に立つかもしれないと思ったら、保管すべきか迷ったら、それらはすべて保管しておく。結果的に難の役に立たなければ、その時に捨ててしまえば良いのだから」くらいの考えを持ってください。

後で捨てることは簡単ですが、後で収集することは困難(不可能)なのですから。